كيفية جعل نموذج جوجل عامًا ومشاركته

ما فائدة الاستبيان عندما لا تستطيع ملؤه؟ إذا أبلغ الأشخاص أنهم لا يستطيعون الوصول إلى نموذج Google الخاص بك، أو إذا كنت ترغب في تقييد الوصول، فيمكننا مساعدتك في حل المشكلة. يمكنك جعل استطلاع نماذج Google عامًا دون جعله قابلاً للتحرير ويمكنك تقييد الوصول إليه بطرق مختلفة.

كيفية جعل نموذج جوجل عامًا ومشاركته

بشكل افتراضي، يمكن لأي شخص الوصول إلى نماذج Google باستخدام رابط النموذج. إذا كان حساب Google الخاص بك جزءًا من مؤسسة أو مدرسة (على سبيل المثال، حساب Google Workplace)، فإن النماذج التي تنشئها تكون، بشكل افتراضي، متاحة فقط لأعضاء مؤسستك ومؤسساتها الموثوقة. اتبع الخطوات أدناه لتغيير هذه الإعدادات الافتراضية.

انتقل إلى نماذج Google، وافتح النموذج الخاص بك أو أنشئه، ثم انقر فوق علامة التبويب “الإعدادات” في الجزء العلوي.

قم بالتمرير حتى تجد قسم “الردود”، ثم انقر فوق السهم لتوسيع إعداداته. اضبط القائمة المنسدلة “جمع عناوين البريد الإلكتروني” على “عدم التجميع”، ثم تأكد من إيقاف تشغيل خيار “الحد من الاستجابة الواحدة”. والأهم من ذلك، تأكد من تعطيل مفتاح التبديل “تقييد المستخدمين في مكان العمل”.

ملحوظة: يتطلب خيار “الاقتصار على استجابة واحدة” من المستخدمين تسجيل الدخول إلى حساباتهم على Google. سيتطلب تفعيله تفعيل “تجميع عناوين البريد الإلكتروني”.

أصبح النموذج الخاص بك متاحًا الآن لأي شخص، ولكنه غير قابل للتحرير. إذا قام المستجيب بتسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص به، فلن تتم مشاركة عنوان بريده الإلكتروني معك.

لمشاركة النموذج الخاص بك، انقر فوق الزر “إرسال” في الجزء العلوي لرؤية الخيارات. كن مطمئنًا، سيؤدي هذا إلى جعل نموذج Google عامًا ولكن غير قابل للتعديل بواسطة أي شخص، حيث أن الرابط الذي تتم مشاركته هو رابط المستجيب.

لديك العديد من خيارات المشاركة، بما في ذلك البريد الإلكتروني. ولكن ما يخدم هدفنا على أفضل وجه هو مشاركة النموذج عبر رابط مباشر. سيساعدك هذا على نشر هذا الرابط عبر المجموعات التي تنوي جمع الإجابات فيها.

انقر على أيقونة “الرابط” وانسخها، وحدد أيضًا خيار “تقصير الرابط” للحصول على رابط ذو مظهر أفضل. تأكد من ترك خيار “عدم التجميع” كما هو.

لاختبار ما إذا كان نموذج Google عامًا، افتح علامة تبويب التصفح المتخفي الجديدة في المتصفح، وانتقل إلى الرابط الذي نسخته للتو.

يمكنك أن تفعل الشيء نفسه على الهاتف المحمول. على الرغم من أن Google Forms لا تحتوي على تطبيق أصلي، إلا أنه يمكنك الوصول إلى كل هذه الإعدادات من خلال المتصفح. ومن الجدير بالذكر أن تطبيقات الطرف الثالث متاحة على Android أو iOS، مثل “Formaker” على Android و”Form for Google Forms” على iOS.

نصيحة: إتقان إدارة النماذج من خلال تعلم اختصارات لوحة المفاتيح لنماذج Google.

جعل نموذج جوجل قابلاً للتحرير

في بعض الحالات، قد تحتاج إلى السماح لأشخاص آخرين بتعديل نموذج Google الخاص بك، مما يعني أنهم سيغيرون الأسئلة والأجوبة. من المفترض أن يفيد هذا الخيار أعضاء الفريق أو المتعاونين ولكنه لن يتعارض مع جعل نموذج Google عامًا ولكنه غير قابل للتعديل للمستخدمين العاديين.

انقر على أيقونة النقاط الثلاث في الجزء العلوي لتوسيع الإعدادات، ثم حدد “إضافة متعاونين”.

لديك خياران هنا: الأول هو دعوة أحد المتعاونين عبر البريد الإلكتروني، والثاني هو مشاركة رابط لتعديل نموذج Google هذا. تأكد من عدم الخلط بين رابط نموذج Google العام وبين هذا الرابط. إذا قررت مشاركة امتيازات التحرير عبر البريد الإلكتروني، فما عليك سوى إدخال المتعاون، وسيتلقى دعوة للتعديل.

للسماح لأعضاء الفريق بتحرير هذا النموذج عبر رابط، قم بتعيين إعدادات الخصوصية على “أي شخص لديه الرابط” باعتباره “محرر”. ثم انسخ الرابط وأرسله لهم ومع ذلك، إذا قمت بالنقر فوق “نسخ رابط المراسلة”، فسوف تقوم بنسخ الرابط العادي الذي يقود المستخدم إلى النموذج. وبدلاً من ذلك، انسخ عنوان URL من متصفحك أثناء تواجدك في صفحة التحرير لمشاركة الرابط الذي يسمح للأشخاص بتحرير النموذج.

عندما يفتح المتعاون الرابط، سيرى نفس لوحة التحكم التي تراها وسيكون قادرًا على تغيير النموذج.

يمكنك إضافة متعاونين من خلال إصدار الهاتف المحمول أيضًا. انتقل إلى نماذج Google باستخدام متصفحك، وافتح النموذج، واضغط على أيقونة النقاط الثلاث، واختر “إضافة متعاونين”، وقم بدعوتهم.

كيفية تتبع التغييرات في نموذج جوجل

لا تحتفظ نماذج Google بسجلات تفصيلية للتعديلات التي يجريها المتعاونون الآخرون. عند مشاركة الإصدار القابل للتعديل من نموذج Google مع أي شخص، وإجراء تعديلات عليه، فلن ترى سوى إشعار في الجزء العلوي يفيد بأن شخصًا ما قام بتحرير النموذج في وقت محدد. لن يظهر اسم المحرر إلا إذا قمت بمشاركة النموذج عبر دعوة عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك، يمكنك تثبيت وظيفة إضافية تمنحك المزيد من المعلومات حول التعديلات.

انقر على أيقونة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى، واختر “الحصول على الوظائف الإضافية”.

ابحث عن الوظيفة الإضافية “Forms History” وقم بتثبيتها.

بعد تثبيت الوظيفة الإضافية، انقر فوق الرمز الخاص بها في الشريط العلوي، واختر “فتح”. ستظهر نافذة منبثقة جديدة، مما يتيح لك المزيد من المعلومات حول التعديلات وخيار “إنشاء نسخة” لإصدار معين.

كيفية جعل نموذج جوجل خاصًا

هناك طرق مختلفة لجعل نموذج Google خاصًا، والذي يبحث عنه المستخدمون عادةً عند الانتهاء من النموذج وعدم البحث عن عمليات إرسال جديدة. وبدلاً من ذلك، قد يحتاج المستخدمون فقط إلى تحسين خصوصية النموذج من خلال جعل عمليات الإرسال أكثر إفادة. دعونا نرى ما يمكننا القيام به.

أسهل طريقة لجعل نموذج Google خاصًا هي تعطيله. وهذا يعني أن النموذج سيكون مباشراً، وسوف يعمل الرابط الخاص به، ولكن لن يتمكن أحد من ملئه أو رؤية الأسئلة. للقيام بذلك، انتقل إلى قسم “الردود”، وقم بإيقاف تشغيل مفتاح التبديل “قبول الإجابات”.

وبدلاً من ذلك، إذا انتهيت من النموذج، يمكنك حذفه. انقر على أيقونة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى، واختر “نقل إلى سلة المهملات”. يمكنك أيضًا استخدام خيار “Link to Sheets” أولاً لنسخ نتائج النموذج إلى ملف Google Sheet.

اجعل النموذج الخاص بك أكثر خصوصية عن طريق تقييد الوصول إلى الأشخاص الذين سجلوا الدخول إلى حساباتهم على Google. ارجع إلى “الإعدادات -> الردود”، وقم بتمكين “جمع عناوين البريد الإلكتروني”. يمكنك أيضًا تمكين “الحد من الاستجابة الواحدة” للسماح للمستخدم بملء النموذج مرة واحدة فقط.

كيفية حماية كلمة المرور لنموذج جوجل

عندما تقوم بحماية النموذج الخاص بك بكلمة مرور، لن يرى الزائرون النموذج حتى يقدموا كلمة المرور.

أضف سؤالاً في بداية النموذج، وانقر على القائمة المنسدلة المجاورة له، ثم اختر “إجابة قصيرة”.

قم بصياغة السؤال بشكل وصفي لإعلام المستخدمين بإدخال كلمة المرور أو رمز الوصول الخاص بهم. حدد السؤال بأنه “مطلوب”، وانقر على أيقونة النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية، واختر “التحقق من صحة الاستجابة”.

اضبط القواعد على “التعبير العادي” الذي “يطابق” كلمة المرور التي ستعينها، ثم قم بتعيين كلمة المرور الخاصة بك. لاحظ أنه يمكنك إضافة متغير في حقل “نص الخطأ المخصص”. على سبيل المثال، إذا كانت كلمة المرور thisisyourpassword، يمكنك إضافة نص مخصص لـ this is your password، بمسافات.

ولمنع المستخدم من رؤية بقية النموذج حتى يقوم بتوفير كلمة المرور، اضغط على خيار “إضافة قسم”، وانقل سؤال كلمة المرور إلى الأعلى.

سيتطلب فتح النموذج من المستخدم تقديم كلمة المرور التي شاركتها معه.

نصيحة: هل جربت أحد بدائل نماذج Google هذه حتى الآن؟

الحصول على أقصى استفادة من نماذج جوجل

من السهل استخدام نماذج Google على أي نظام أساسي، ومن الممكن جعل نموذج Google عامًا ولكن غير قابل للتعديل في خطوات بسيطة. ومع ذلك، يمكنك اكتشاف المزيد من التحسينات الممكنة من خلال البحث في الإعدادات للاستفادة بشكل جيد من نماذج Google. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج يساعد في تعيين الموظفين أو نموذج يمكن استخدامه بمثابة استبيان! علاوة على ذلك، يمكنك إجراء اختبارات مضحكة وتعليمية باستخدام نماذج Google!

حقوق الصورة: Flaticon وUnsplash. جميع لقطات الشاشة لمصطفى عاشور.

مصطفى عاشور

مصطفى هو كاتب محتوى تقني وهو مهووس في القلب. يكمن شغفه في الكتابة عن التكنولوجيا، وخاصة المواضيع المتعلقة بالبرمجيات. وهو مهتم أيضًا بالتسويق الرقمي وتطوير الأعمال وريادة الأعمال. وهو حاصل على درجة البكالوريوس في المحاسبة والمالية.