7 أتمتة لزيادة إنتاجيتك اليومية

عندما تفكر في جميع المهام التي تؤديها في يوم واحد ، كم عدد المهام التي يمكن أتمتتها؟ بدلاً من قضاء الوقت في المهام الشاقة ، يمكنك توفير الوقت والتركيز على أشياء أكثر أهمية من خلال إعداد عدد قليل من الأتمتة.

من إدارة رسائل البريد الإلكتروني إلى المهام لفريقك ، دعنا نلقي نظرة على العديد من الأتمتة التي يمكن أن تزيد من إنتاجيتك كل يوم.

1. إدارة رسائل البريد الإلكتروني بسهولة

إذا كان هناك شيء واحد يستغرق وقتًا ، فهو رسائل البريد الإلكتروني. يعد التحقق من صندوق الوارد الخاص بك والرد على الرسائل وإنشاء رسائل بريد إلكتروني جديدة وإبقائها منظمة عملية تستغرق وقتًا طويلاً. ولكن ، بأتمتة أو اثنتين ، يمكنك استعادة بعض وقتك الثمين لمهام أخرى.

لنلقِ نظرة على بعض الطرق لأتمتة إدارة البريد الإلكتروني باستخدام أداتين شائعتين ، Microsoft Outlook و Gmail.

قم بإعداد القواعد أو عوامل التصفية لنقلها أو تمييزها أو تصنيفها

هل تعلم أنه يمكنك اتخاذ إجراءات تلقائيًا بشأن رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها في Outlook و Gmail؟ انقل الرسائل إلى مجلدات معينة ، أو ضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني كمقروءة أو مهمة ، أو ضع علامة على الرسائل بفئة أو تصنيف. يمكن أن تساعدك كل من هذه الإجراءات في تنظيم بريدك الوارد وتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها بسرعة دون أن تحرك ساكناً.

لإعداد قاعدة في Outlook ، انتقل إلى “ملف -> إدارة القواعد والتنبيهات”. حدد “قاعدة جديدة” ثم استخدم “معالج القواعد” لمتابعة العملية. يمكنك اختيار قالب قاعدة واختيار الشروط وتحديد الإجراءات وإضافة استثناءات اختياريًا ثم تشغيل القاعدة. بعد ذلك ، استرخ ودع Outlook ينظم رسائلك الواردة.

لإعداد عامل تصفية في Gmail ، حدد رمز الترس واختر “عرض جميع الإعدادات”. انتقل إلى علامة التبويب “عوامل التصفية والعناوين المحظورة” واختر “إنشاء عامل تصفية جديد” في الجزء السفلي. أدخل الشروط واختر الإجراء (الإجراءات) الذي تريد القيام به. بعد ذلك ، دع القاعدة التي أعددتها تدير رسائل البريد الإلكتروني الواردة نيابةً عنك.

توقف لحظة لمراجعة جميع الشروط والإجراءات المتاحة لتطبيق البريد الإلكتروني المفضل لديك. قد يكون هناك واحد لم تدرك أنه موجود.

إنشاء ردود تلقائية بالبريد الإلكتروني

يمكن استخدام الردود التلقائية لما يزيد عن الوقت الذي تكون فيه خارج المكتب. في كل من Outlook و Gmail ، يمكنك إرسال قالب رد تلقائي بناءً على الشروط التي تقوم بإعدادها. على الرغم من أن الإعداد الأولي قد يستغرق بضع دقائق ، إلا أن هذه الأتمتة يمكن أن تحميك من الكتابة المستمرة لنفس البريد الإلكتروني أو النسخ واللصق بشكل متكرر من بريد أرسلته.

لاستخدام قالب Outlook كرد ، قم بإعداد قاعدة جديدة كما هو موضح في القسم أعلاه. في قائمة الإجراءات ، اختر “الرد باستخدام نموذج معين” ، وانقر على “نموذج معين” ، وحدد اسم النموذج. أكمل الخطوات المتبقية للقاعدة وستكون جاهزًا.

لاستخدام نموذج Gmail كرد ، قم بإعداد عامل تصفية كما هو موضح أعلاه. في قائمة الإجراءات ، اختر “إرسال نموذج” واختر اسم النموذج في القائمة المنسدلة. أضف أي إجراءات أخرى تريدها ، وانقر على “إنشاء فلتر” ، وهذا كل ما في الأمر!

نصيحة: يمكنك إعداد قوالب مختلفة لأنواع مختلفة من الردود لأتمتة المزيد من الردود.

2. جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي

قد يكون النشر على وسائل التواصل الاجتماعي شائعًا للمواقف الشخصية ولكن يمكن أن يكون مهمًا للغاية بالنسبة للأعمال التجارية. بالنسبة للمسوقين والمدونين والمعلنين ورجال الأعمال وغير ذلك الكثير ، فإن تلك المنشورات على Facebook و Twitter و Instagram و LinkedIn والباقي أصبحت الآن جزءًا من الأعمال العادية.

باستخدام الأدوات التي تم إنشاؤها خصيصًا لمساعدتك على البقاء على اتصال ، يمكن لتطبيقات مثل Buffer و Hootsuite أن تأخذ الكثير من العمل من النشر في أوقات الذروة. على سبيل المثال ، إذا خصصت وقتًا لكتابة جميع منشوراتك مرة واحدة ، فما عليك سوى إدخالها في إحدى هذه الأدوات ، وجدولتها ، وبذلك تكون قد انتهيت.

يقدم Buffer و Hootsuite أيضًا خدمات أعمال إضافية لتتماشى مع منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي. ألق نظرة على خطط وميزات Buffer بالإضافة إلى خيارات Hootsuite لمعرفة الأفضل بالنسبة لك.

3. إعداد اجتماعات أو أحداث متكررة

قد يبدو الأمر بسيطًا ، لكن العديد من الأشخاص لا يستفيدون من ميزة الأحداث المتكررة في تطبيق التقويم الخاص بهم. يوفر تقويم Outlook وتقويم Google وغيرهما هذا الخيار لتوفير الوقت والقضاء على مخاطر نسيان جدولة اجتماع.

إذا كان لديك حدث يومي أو أسبوعي أو شهري أو حتى سنوي مثل اجتماع أو مؤتمر أو قاعة بلدية أو ندوة ، يمكنك ببساطة تعيينه ونسيانه. عندما يحين وقت التكرار التالي ، ستتلقى تذكيرًا تلقائيًا.

تقويم Outlook

لإعداد حدث متكرر في تقويم Outlook ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق التاريخ والوقت لإعداد الحدث. انقر على “Make Recurring” في نافذة التفاصيل واختر وقت تكرار الحدث. يمكنك اختيار الوقت ونمط التكرار وعدد مرات تكراره.

تقويم جوجل

لإعداد حدث متكرر في تقويم Google ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق التاريخ والوقت لإعداد الحدث. في الجزء العلوي من شاشة التفاصيل ، استخدم القائمة المنسدلة “عدم التكرار” لاختيار التكرار. يمكنك الاختيار من بين خيارات مثل اليومية أو الشهرية أو الأسبوعية أو السنوية أو إعداد جدول مخصص. بعد ذلك ، قم بإعداد الإشعار أدناه.

تذكر أنه يمكنك إنشاء أحداث متكررة لكل شيء بدءًا من الاجتماعات والمكالمات الجماعية إلى الفصول والتدريبات.

4. إنشاء مهام متكررة أو تذكيرات

تمامًا مثل إعداد الأحداث المتكررة في التقويم الخاص بك ، يمكنك إنشاء مهام أو تذكيرات متكررة في تطبيق المهام المفضل لديك. لكل من المواقف الشخصية والتجارية ، تضمن هذه الأدوات المفيدة أنك لن تنسى أي شيء ، وتبقيك في مهمة ، وتوفر “اختبار الاتصال” الودود عندما يحين موعد شيء ما.

إذا كنت من مستخدمي Windows ، فيمكنك استخدام Microsoft To-Do. إذا كنت تستخدم جهاز Mac ، فيمكنك استخدام تطبيق Apple Reminders. كل من هذه الأدوات موجودة بالفعل وجاهزة ومنتظرة للعمل من أجلك.

لإعداد عنصر متكرر في Microsoft To-Do ، أضف العنصر مع تاريخ الاستحقاق والوقت والتذكير ، ثم انقر فوق الزر “تكرار”. يمكنك تكرار المهمة يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو اختيار خيار مخصص. انقر فوق “إضافة” وأنت على استعداد.

لإعداد عنصر متكرر في تذكيرات Apple ، أضف العنصر إلى قائمتك مع التاريخ والوقت والموقع والملاحظات كما تريد. انقر فوق رمز المعلومات (الحرف “i”) واستخدم مربع القائمة المنسدلة “تكرار” لاختيار التكرار أو إضافة تكرار مخصص.

إذا كنت تستخدم تطبيقًا مختلفًا لقائمة المهام ، فتأكد من التحقق من قائمة الميزات الخاصة به للحصول على مهمة متكررة وخيار التذكير.

5. إدارة المهام الخاصة بك أو الفريق

سواء كنت تدير فريقًا أو مشروعًا ، يمكنك الاستفادة من الأتمتة لتتولى المهام الشاقة التي تستغرق وقتًا. باستخدام أدوات مثل Trello و Asana و Monday.com ، يمكنك إعداد قواعد للقيام بأشياء مثل تعيين المهام وإخطار أعضاء الفريق ونقل أو فرز البطاقات في قائمة وتعيين تاريخ استحقاق والمزيد ، كل ذلك تلقائيًا.

لإعداد أتمتة في Trello ، حدد “التشغيل الآلي -> القواعد” في الجزء العلوي من مساحة العمل الخاصة بك. انقر على “إنشاء قاعدة” ، وحدد مشغلًا ، واختر إجراءً واحفظه. أفضل ما في الأمر هو أنه يمكنك إعداد الأتمتة مع كل من حسابات Trello المجانية والمدفوعة.

إذا كنت تستخدم Asana ، فيمكنك إنشاء قواعد أو إذا كنت تستخدم Monday.com ، فلديك ميزة الأتمتة. كل منها متاح مع حساب Asana أو Monday.com المدفوع. في Asana ، حدد “تخصيص” ثم اختر “القواعد”. في Monday.com ، انقر فوق “تلقائي” في الجزء العلوي.

تأكد من مراجعة جميع المشغلات والإجراءات الخاصة بالأداة التي تحددها. قد تكتشف شيئًا ما سيوفر لك المزيد من الوقت!

6. قم بعمل نسخة احتياطية من بيانات جهازك

عندما تفكر في مهمة مرهقة لكنها مهمة ، فإنها تقوم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك. يحتوي جهاز الكمبيوتر والجهاز (الأجهزة) المحمولة على بيانات ضرورية لكل من حياتك الشخصية والعملية ، وهي بالتأكيد بيانات لا تريد أن تفقدها. من خلال أتمتة عملية النسخ الاحتياطي ، يمكنك التأكد من أن بياناتك قابلة للاسترداد وهناك متى وإذا كنت في حاجة إليها.

على أجهزة Android ، يمكنك ذلك تلقائيًا نسخ احتياطي إلى Google One وعلى iPhone و iPad ، يمكنك الاستفادة من النسخ الاحتياطية اليومية على iCloud. على نظام Windows ، يمكنك التحكم في إعدادات النسخ الاحتياطي في “البدء -> الإعدادات -> التحديث والأمان -> النسخ الاحتياطي” وعلى نظام Mac ، يمكنك استخدام Time Machine و / أو محرك أقراص خارجي و / أو iCloud.

سواء كنت تستخدم الأدوات المضمنة في أجهزتك أو تبحث عن خيار جهة خارجية ، فإن إعداد جدول النسخ الاحتياطي يعد خطة قوية لحماية بياناتك.

7. إنشاء مهام سير العمل الآلي

للأدوات التي تذهب إلى أبعد من ذلك مع الأتمتة لجميع أنواع التطبيقات ، تحقق من Zapier أو IFTTT. يمكنك أتمتة كل شيء من منشورات الوسائط الاجتماعية وحملات البريد الإلكتروني إلى تحميل الملفات وتسجيل المكالمات الهاتفية. الاحتمالات لا حصر لها تقريبا!

فيما يلي بعض المهام التلقائية التي يمكنك إعدادها باستخدام Zapier و IFTTT:

• حفظ مرفقات Gmail في Google Drive.
• أضف بطاقة جديدة إلى لوحة Trello.
• احتفظ بجدول بيانات من مشاركات Twitter.
• تلقي تذكيرات يومية للاجتماعات.
• مشاركة ملفات Dropbox في Slack.
• تتبع ساعات العمل في تقويم Google.
• احفظ تفاصيل Facebook Lead Ads في جداول بيانات Google.
• أضف أحداث Outlook إلى تقويم Google.

يمكنك إعداد خمس عمليات تلقائية تسمى Zaps باستخدام حساب Zapier مجاني واستخدام أتممتين يطلق عليهما Applets مع حساب IFTTT مجاني. تأكد من إلقاء نظرة على الخطط المدفوعة للأتمتة والميزات الإضافية بالأسعار التي يمكنك تحملها.

أسئلة مكررة

حقوق الصورة: بيكساباي. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.

ساندي وراتنهاوس

مع درجة البكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات ، عملت ساندي لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ، ومدير قسم ، ورئيس PMO. لقد أرادت مساعدة الآخرين على تعلم كيف يمكن للتكنولوجيا أن تثري الأعمال والحياة الشخصية وشاركت اقتراحاتها وطرق التنفيذ عبر آلاف المقالات.